Ondernemen met de AVG

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingevoerd, oftewel: de AVG. De wet geld in de gehele Europese Unie en wordt gezien als de grootste verandering op het gebied van privacywetgeving sinds de intrede van het internet. Het heeft ons allemaal op scherp gezet, en sindsdien gaan we
bewuster om met elkaars persoonsgegevens. In dit artikel nemen we nog een keer met je door wat deze privacywet nou eigenlijk inhoudt en waar je als ondernemer aan moet voldoen.

Heb jij je zaken op orde?

In onze ogen kun je als ondernemer met deze wet vooral laten zien dat je jouw zaken goed op orde hebt en dat je op een verantwoorde manier omgaat met de persoonsgegevens van bijvoorbeeld jouw klanten, jouw personeel of jouw bezoekers. Er valt namelijk nogal wat onder het begrip persoonsgegevens. Het gaat om letterlijk alle gegevens die te herleiden zijn naar een persoon. Denk hierbij aan een naam, een foto, een e-mailadres, HR-dossier maar ook een IP-adres of internet-profiel.

Heb jij een CRM-systeem? Schrijven mensen zich in voor jouw nieuwsbrief? Bewaar jij de loonstroken van jouw personeel? Heb jij een website? Het zijn slechts enkele voorbeelden van de vele handelingen waarbij jij gebruik maakt van persoonsgegevens van een ander.

Informeren en uitleg geven

Sinds 25 mei 2018 moet je als organisatie op een duidelijke manier vertellen welke persoonsgegevens je verzamelt en waarom je dit doet. Daarnaast moet je duidelijk maken hoe je omgaat met de gegevens die je verzamelt; waar je de gegevens bewaart, hoe lang je ze bewaart, hoe ze beveiligd zijn en met wie je ze deelt. De beste plek om dit te doen, is in een privacystatement.

Wanneer je als onderneming de verwerking van persoonsgegevens (deels) hebt uitbesteedt of als de persoonsgegevens opgeslagen staan op de servers van een derde partij, dan ben je sinds 25 mei 2018 verplicht om hier met deze derde partijen een overeenkomst over te sluiten; een zogenaamde bewerkersovereenkomst. Hiermee zorg je ervoor dat ook de partijen waarmee je samenwerkt op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens zorgvuldig omgaan met deze gegevens.

Maar dan ben je er nog niet. Wanneer iemand erom vraagt, moet je ook inzicht kunnen bieden in de gegevens die over diegene hebt verzameld. En dat niet alleen, ook moet je als iemand daar om vraagt de gegevens van die persoon verwijderen of wijzigen. Personen krijgen met de nieuwe wet dus veel meer grip op hun eigen persoonsgegevens. 

Daarnaast zorgt de nieuwe wetgeving er ook voor dat vrijwel iedereen met een eigen website, aan de slag moet met een cookiemelding. Ook op dit gebied staat informeren en uitleg geven weer centraal. Dat betekent dat wanneer je cookies gebruikt op je website, je dit duidelijk moet vermelden voordat de bezoeker de pagina bezoekt. De beste manier om dit te doen is door middel van een pop-up. Hoe vervelend dat soms ook kan zijn. Jouw bezoeker moet namelijk akkoord gaan met de cookies die je op je website gebruikt, voordat hij of zij de site gebruikt. 

Privacy check

Vraag jij je af of je voldoet aan de privacy-wetgeving? Geen nood! Dit varkentje hebben we vaker gewassen, dus we helpen je er graag bij. Heb je een complexe vraag die onze pet te boven gaat? Dan hebben we een aantal AVG-experts in ons netwerk waarmee we je graag in contact brengen.